DT92 Stoppt den Meetingwahn

Jeder kennt sie, viele meiden sie, die meisten fürchten sie: Meetings, die mehr Zeit verschwenden als etwas bringen. Dabei ist der effiziente Austausch von Informationen das Wichtigste, was es in einem Unternehmen geben kann.

Als Design Thinker helfen wir anderen Unternehmen effektiv Meetings abzuhalten und das Beste aus Besprechungen zuholen. Denn nichts ist so wichtig, wie der Austausch an Informationen. Gerade das passiert aber selten in Meetings. Wie Sie das ändern können, hören Sie in dieser Episode.

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Eine Studie der Firma OfficeTeam unter 250 Personalchefs zeigt, dass Meetings wahre Zeiträuber sind. Ein Fünftel der Befragten glaubt, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft, während jeder Dritte gut ein Viertel der Besprechungen als überflüssig empfindet. Eigentlich sollte das Beweis genug sein, dass ein Umdenken in unserer heutigen Meetingphilosophie stattfinden sollte.Leichter gesagt als getan? Dann schlage ich Ihnen für Ihr folgendes Meeting vor:

Durch die Augen der anwesenden Personen sehen

Der Blick von außen kann in vielerlei Hinsicht sehr lehr- und hilfreich sein. Besuchen Sie doch einmal eines Ihrer einberufenen Meetings und versuchen Sie dabei den Blick der Anwesenden einzunehmen. Erleben Sie das Meeting bewusst aus der Perspektive der Teilnehmer. Was kann Ihrer Meinung nach verbessert werden? Wie empfinden Sie die Stimmung? Was stört, was läuft gut?

Laden Sie zusätzlich andere Mitarbeiter ein

Erweitern Sie den Umfang Ihres Meetings, laden Sie zum Kernteam auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen ein - auch wenn sie auf den ersten Blick an sich nichts mit dem eigentlichen Thema zu tun haben.  Sie werden überrascht sein wie spannend und interessant diese Diskussionen sein können und wie schnell man durch "out of the box thinking" Lösungen sieht, an die man vorher nie im Traum gedacht hätte.

Geben Sie Ideen die Chance zum Überleben!

Eine Regel im Design Thinking lautet "Baue auf den Ideen anderer auf". Die besten Vorschläge sind selten die, die als erstes genannt worden sind. Geben Sie Ideen Zeit zum Wachsen und zum Aufblühen, töten Sie sie nicht zu schnell ab! Das ist erstens unproduktiv und zweitens schüchtert es die Anwesenden vielleicht ein und sie trauen sich nicht Ihre Gedanken laut auszusprechen. Manchmal kommen die besten Ideen aufgrund erster, vielleicht unsinnig erscheinenden, Impulse.

Wussten Sie, dass...

... Ein Mitarbeiter im Monat im Durchschnitt 4 ganze Tage für Terminvereinbarungen aufwendet?
Wöchentlich macht ein Angestellter im Schnitt 6 Termine aus, wobei durch Recherche, Telefonate, Mails etc. 17 Minuten draufgehen.

... Es eine Art Terminfinderoutine gibt?
Wer mehr Termine hat, braucht weniger Zeit zum Verabreden eines einzelnen Termins. Wie bei allen Dingen macht auch hier die Übung den Meister. Denn, wer öfter Termine hat, benötigt für Verabredungen weniger Zeit (durchschnittlich 7 Minuten).

... Das Geschlecht keine Beeinflussung auf die Reaktionsgeschwindigkeit von Terminen hat?
Egal ob Männlein oder Weiblein: Wir brauchen alle in etwa gleich lang, um auf Terminanfragen zu reagieren.

... Elektronische Kalender frustrieren?
Es ist nicht nur ärgerlich, wenn andere ihre online Terminkalender nicht pflegen oder freigeben. Es erschwert die Vereinbarung von Terminen immens (90% der 1500 Befragten sagen, dass Ihnen der Zugang in fremde Kalendersysteme noch fehlen). Auch die Unsitte, sich zu spät oder gar nicht auf Terminanfragen zu melden, treibt 88% der Befragten in den Wahnsinn. Trotz zahlreicher Apps und verschiedenen Produkten sind 70% der Kalendernutzer unzufrieden mit ihrem Produkt.

Sie wollen die Checkliste haben? Dann schicken Sie uns eine Mail!