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Prioritäten zu setzen, ist ja keine neue Empfehlung. Im Gegenteil: Vielmehr ist das Problem, die Priorisierung auch umzusetzen. Oft liegt sogar in der Priorisierung die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg. Denn damit uns nicht alles entgleitet und wir nicht zum Getriebenen werden, müssen wir darauf achten, was wir machen wollen/sollen und was nicht.

Gefahren

Die größte Gefahr bei Priorisierungen ist, dass wir grundlegende Weichenstellungen und wichtige Ziele hintenanstellen. Wenn wir nur mehr reagieren, dann führen wird nicht mehr, sondern werden geführt. Dadurch droht vor allem ein Orientierungsverlust. Gerade wenn der Druck sehr hoch ist und sich extrem viel staut, geht es darum, die richtigen und klaren Prioritäten zu setzen – und auf diese Weise sicherzustellen, dass die wichtigen Aufgaben tatsächlich erledigt werden.

Prioritätensetzung in der Praxis   

Oft sind Dinge dann dringend, weil irgendjemand einen Input braucht oder eine Entscheidung braucht. Dadurch wächst die To-Do-Liste ständig an und auch der Zeitdruck steigt. Keine gute Voraussetzung, um so auch noch Prioritäten zu setzen. Die Möglichkeit, alle Aufgaben zu erledigen, existiert leider gar nicht. Oft treffen wir die Wahl, welche Dinge wir liegen lassen und welche nicht.  

Es geht also darum zu analysieren, welche Aufgaben absolut unerlässlich sind: Vorrang sollte vor allem das haben, was das Unternehmen in seiner Lebens- und Handlungsfähigkeit unterstützt. Auf andere Prioritäten kann fürs erste verzichtet werden. Die nächsten Prioritäten bewerkstelligen dann zentrale Konflikte und die stellen die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sicher, bevor Themen der Optimierung oder Befindlichkeiten einzelner Personen an die Reihe kommen. Bei Priorisierungen gibt es oft gefühlte Gewinner und Verlierer, deswegen hilft es einen objektiven Kriterienkatalog zu erstellen, der entweder vom Entscheider vorgegeben oder von allen Betroffenen gemeinsam vereinbart wird.

Zur Prioritätensetzung gehört auch, zu entscheiden, was mit den Themen geschehen soll, die man nicht umsetzen kann: Sollen diese Aufgaben hinten angestellt oder lieber delegiert werden? umzusetzen? Das ist keine Grundsatzfrage, sondern sollte pragmatisch entschieden werden, je nachdem, wovon die besseren Resultate (oder der geringere Schaden) zu erwarten ist.
    
Was auch noch hilft ist, festgelegten Prioritäten im engeren Kreis zu überprüfen, bevor man sie allen, die sie kennen müssen, mitteilt. Denn nicht selten übersehen wir wichtige Aspekte, die zu Änderungen führen. Aber Achtung: Übertreiben Sie es nicht und machen Sie es sich zur Regel, dass Sie für jeden Punkt, den Sie zusätzlich aufnehmen, ein anderer gestrichen wird.

Weiterführende Links

Blogbeitrag: Wie Sie Aufgaben priorisieren, wenn alles höchste Priorität hat
Blogbeitrag: Die Kunst, die richtigen Entscheidungen zu treffen
Business-Analyse-Podcast: Kanban