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Perfektionisten sind wichtig und in einigen Berufen brauchen wir sie dringend: Niemand will von einem Chirurgen operiert werden, der nicht genauestens arbeitet. Oder ein Pilot, der irgendwie nach Gefühl und Intuition reagiert. Aber wenn es um Ideen geht, ist Perfektionismus wirklich keine gute Idee.

Wie funktioniert Timeboxing

Viele Menschen nähern sich ihrem Ziel, indem sie sich Schritt für Schritt der Aufgabe widmen, bis sie abgeschlossen ist - egal, wie lange dies dauert. Timeboxing ist anders, weil es Sie ermutigt, sich auf die Zeit statt auf Aufgaben zu konzentrieren. Um dieses Zeitmanagement-Tool zu verwenden, ordnen Sie jeder Aktivität eine bestimmte Anzahl von Minuten oder Stunden zu. Mehr Zeit steht Ihnen dann nicht zur Verfügung, dann muss die Aufgabe erledigt sein, egal, wie zufrieden Sie mit dem Ergebnis sind.

Timeboxing ist eine einfache und effektive Möglichkeit, Aufgaben zu managen. Vor allem stellt diese Technik sicher, dass Sie nicht zu lange Zeit mit einer Aufgabe verbringen, die nicht der Mühe wert.

Warum sind Menschen so?

Die amerikanische Professorin Brené Brown sagt, dass das Streben nach Perfektion im Kern ein Verteidigungsmechanismus gegen Kritik und Fehler ist. Je verzweifelter jemand versucht, den Erwartungen der anderen durch immer neue Anstrengungen gerecht zu werden, desto mehr erwartet er dafür belohnt, bestätigt, gelobt zu werden.
Der Prozess wird über das Ergebnis gestellt. Aber dem Empfänger ist der Prozess letztlich egal, er will einfach das Ergebnis. Diese Diskrepanz frustriert beide Seiten – und verhindert dadurch noch mehr den Erfolg.

Timeboxing im Zeitmanagement

Zuerst schätzen Sie, wie lange jedes Element auf Ihrer To-Do-Liste dauern wird. Vergessen Sie nicht, auch Pausen einzuplanen sowie einen Slot für unerwartete Dinge oder Unterbrechungen.

Stellen Sie dann einen Wecker auf Ihrem Smartphone oder Computer ein, der Sie darauf aufmerksam macht, wann Sie zum nächsten Task wechseln sollten.

Wählen Sie die Zeitdauer, die für Sie am besten geeignet ist.

Wenn Sie Ihre Aufgabe nicht innerhalb der zugewiesenen Zeit beendet haben, könnten Sie versucht sein, weiter zu machen, bis Sie Ihr Ziel erreichen. Stellen Sie aber sicher, dass Sie zuerst analysieren, was Sie erreicht haben und überprüfen Sie Ihre Fortschritte am Ende jeder Timeboxing-Einheit.

Fragen Sie sich dann das Folgende: Haben Sie Ihre Arbeit abgeschlossen? Wenn nicht, warum nicht? Wie werden Sie Ihre Aufgaben beim nächsten Mal planen?

Timeboxing im Design Thinking

  • Beispiel: 4h Jam Session
  • Beispiel: 1 Woche pro Phase

    In den divergenten Denkphasen:
  • Beim Einfühlen
  • Beim Ideen generieren

Vorteile von Timeboxing

  • Timeboxing hilft die eigenen, täglichen Aufgaben zu managen und zu delegieren.
  • Deadlines verbessern den Fokus der Leute und verbessern ihre Kreativität, besonders wenn sie Zauderer sind, weil die Zeitbegrenzung sie zwingt, Ablenkungen zu ignorieren und ihre Arbeit zu priorisieren.
  • Wenn Sie Perfektionist sind, können Sie viel Zeit mit der Analyse des Problems verbringen, anstatt Entscheidungen zu treffen.
  • Timeboxing hält jeden Perfektionisten in Schach.
  • Die meisten von uns denken, dass sie Zeit verlieren, wenn sie regelmäßig zwischen den Aufgaben wechseln. Timeboxing verkleinert jedoch den Fokus auf eine Aktivität zu einem Zeitpunkt, und Sie wissen, dass Sie zuerst zur nächsten Aufgabe wechseln, wenn die Zeit reif ist.

Fazit

Mit großen Timeboxing-Slots könne Sie schnell Stabilität erzeugen und mit kurzen Timeboxing-Slots erhöhen Sie die Produktivität. Aber: Es geht nicht darum, die Kollegen permanentem Stress auszusetzen. Vielmehr sollen sich Phasen hoher Konzentration und Phasen des Relaxens abwechseln. Achten Sie darauf, dass die Konzentrationsphasen maximal 60 Minuten lang sind und dann von einer Pause unterbrochen werden, die es erlaubt, die Aufmerksamkeit in eine ganz andere Richtung zu lenken.

Weiterführende Links

Blogbeitrag: Ist es denn wirklich ein Fehler, keine Fehler machen zu wollen?
Gerstbach, Ingrid (2016): Design Thinking im Unternehmen. Offenbach, GABAL Verlag
Brown, Brene (2013): Verletzlichkeit macht stark: Wie wir unsere Schutzmechanismen aufgeben und innerlich reich werden. München, Kailash Verlag