DT118: Das erste Treffen mit dem Design-Thinking-Team

Machen Sie den besten ersten Eindruck, den Sie können.

Als Projektleiter kann das erste Treffen eines neuen Teams sehr aufregend sein. Sie möchten sicherstellen, dass das Meeting reibungslos abläuft und dass Sie Ihre Führungsrolle so erfüllen, ohne die Kultur oder Dynamik des Teams zu zerstören.

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Zu wenig einzugreifen kann katastrophale Folgen haben und zu wenig Autorität ausstrahlen. Wenn Sie jedoch gut starten, kann ein informelles erstes Meeting eine großartige Gelegenheit sein, etwas über Ihr Team zu erfahren, Vertrauen innerhalb der Gruppe aufzubauen und ein Klima des gegenseitigen Respekts zu entwickeln.

5 Schritte, wie es funktioniert

1. Informieren Sie sich über Ihr neues Team

Wenn es ein firmeninternes Intranet mit Mitarbeiterprofilen gibt, lesen Sie die beruflichen Leistungen sowie alle Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn Sie diese Daten nicht im Intranet finden, wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, lassen Sie sich Fotos und Hintergrundinformationen zu den neuen Mitgliedern Ihres Teams geben.

Versuchen Sie sich anhand dieser Daten die Gesichter und Namen zu merken. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Namen richtig aussprechen.

Wenn möglich, versuchen Sie vorab ein informelles persönliches Gespräch mit allen zu führen und fragen Sie, wenn die Situation passt, auch nach möglichen bestehenden Konflikte, Vorannahmen und Ideen.

Wenn Sie mit Menschen aus anderen Nationalitäten, Kulturen oder Religionen arbeiten wollen, versuchen Sie diese Unterschiede bewusst zu haben. Entwickeln Sie eine kulturelle Sensibilität, die Ihnen dabei hilft, Beobachtungen und Aussagen richtig einzuschätzen.

Bedenken Sie auch die Unternehmenskultur Ihres Unternehmens, wenn Sie sich darauf vorbereiten, Ihr Team zu treffen, sei es formell - mit klar definierten Kommunikationskanälen und Entscheidungsprozessen - oder informell. Das wird Ihnen helfen, in Ihrem angemessen zu handeln und effektiv zu kommunizieren.

2. Bereiten Sie den Raum vor

Suchen Sie für das erste Treffen einen neutralen Raum. Achten Sie auf die Bestuhlung, Temperatur und Beleuchtung, um den Raum so komfortabel wie möglich zu gestalten. Das hilft, Stress abzubauen und die Kommunikation zu fördern.

Wenn Sie nicht von Angesicht zu Angesicht treffen, gibt es ein paar andere Dinge zu beachten. Trotz der Tatsache, dass wir in einer zunehmend virtuellen Welt leben, brauchen Online-Meetings immer noch Zeit, um sich zu organisieren, und stoßen oft auf technische Probleme. Gehen Sie rechtzeitig in den Besprechungsraum, um sicherzustellen, dass alles funktioniert, z.B. Beleuchtung und Internetverbindung.

Bitten Sie alle, sich ein paar Minuten zu früh einzuloggen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich beginnen. Sie können die Teilnehmer auch bitten, ihre Leitungen auf stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen.

3. Halten Sie es kurz und informell

Bevor das Treffen beginnt, lassen Sie Ihr Team wissen, dass es sich um eine kurze informelle Einführungsveranstaltung handelt und es keine spezielle Agenda gibt.

Sobald Sie im Raum sind, erzählen Sie ein wenig über sich, um so  Ihre Werte zu kommunizieren. Erzählen Sie, was Ihre Ziele sind. Sie müssen noch nicht Ihre Pläne im Detail erläutern.

Machen Sie deutlich, dass Sie die ersten Tage damit verbringen werden, alles über Ihr Team und die Arbeitsweise zu lernen. Und lassen Sie alle wissen, dass Sie bei Fragen jederzeit zu Ihnen kommen können.

Verbringen Sie den Rest des Meetings damit, alle kennenzulernen und geben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Beantworten Sie Fragen und versuchen Sie, den Fokus auf das gemeinsame Ziel zu lenken, anstatt sich auf die eigenen Leistungen und Vorstellungen zu konzentrieren.

4. Werte kommunizieren und zeigen

Achten Sie auf die offensichtlichen Dinge: Stellen Sie sicher, dass Sie selbst auch pünktlich ankommen und eine professionelle Sprache verwenden. Sie möchten Ihrem Team uneingeschränkte Aufmerksamkeit schenken, also schalten Sie Ihr Telefon aus oder zumindest in den Ruhemodus.
Nehmen Sie eine offene Haltung ein und vermeiden Sie versehentliche nervöse Ticks wie das Klopfen, das mit Ungeduld verwechselt werden kann.

5. Kurzen Smalltalk halten

Bei Smalltalk geht es im Wesentlichen darum, Beziehungen aufzubauen, also sollten Sie sie gerade in einem ersten Meeting nicht vollständig eliminieren, um Meetings effizient zu halten.

Die Leute werden sich daran erinnern, dass sie sich gut gefühlt haben und nicht unbedingt an das, was Sie genau gesagt haben.  Wenn Sie Ihre Teammitglieder darum bitten, über ihre besten Projekte zu sprechen, werden sie positive Assoziationen schaffen. Es wird Ihnen auch viel über die Werte Ihres Teams vermitteln.

Bemühen Sie sich aktiv zuzuhören und die vollständige Botschaft zu verstehen, indem Sie sich auf die Worte des Sprechers sowie auf seine Ton- und Körpersprache konzentrieren. Vermeiden Sie die Versuchung, während des Gesprächs über etwas anderes nachzudenken.

Eine gute Methode, Vertrauen aufzubauen, besteht darin, einige Informationen über sich selbst zu teilen (nichts zu Persönliches!). Das zeigt den anderen, dass Sie bereit sind, sich offen zu zeigen, indem Sie als Erste etwas geben. Ermutigen Sie andere dazu, mitzumachen, aber zwingen Sie niemanden dazu, die eigene Komfortzone zu verlassen. Der erste Eindruck zählt, also seien Sie besonders vorsichtig, um niemanden in Verlegenheit zu bringen.

Zusammenfassend

Das erste Mal, wenn Sie Ihr Team treffen, ist wichtig, um Beziehungen aufzubauen und eine gute Basis zu bilden. Wenn es sich um ein virtuelles Meeting handelt, sollten Sie technische Probleme vor dem Start ausbügeln, damit sie nicht zu lästigen Verzögerungen führen.

Halten Sie das erste Treffen informell ab, aber planen Sie Einzelgespräche und ein formelleres Teamtreffen in den nächsten Tagen.

Üben Sie aktives Zuhören und verwenden Sie bewusst Small Talk, um Beziehungen aufzubauen.

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