Von Ingrid Gerstbach

Da ich immer wieder Nachfragen bekomme, wie eine Einführung von Design Thinking in Unternehmen aussieht, möchte ich an dieser Stelle einen kurzen Einblick unserer Herangehensweise mit Hilfe einer Case Study geben.

Ausgangslage

Wirkung nach innen UND nach außen schaffen

Viele Unternehmen begreifen den demographischen Wandel und den dadurch wachsenden Fachkräftemangel als Bedrohung - dabei steckt genau darin eine Chance, denn meistens steckt bereits viel mehr Potential in Unternehmen als diese selber wahrnehmen. Ein wichtiger Faktor dabei ist, die Rahmenbedingungen so auszurichten, dass Mitarbeiter aktiv in die Gestaltung von Prozessen und in die Entwicklung neuer Services oder Produkte miteinbezogen werden. Nicht nur, dass Unternehmen dadurch die bereits vorhandenen Ressourcen besser nutzen, sie bieten Mitarbeiter mehr Sinn und schaffen eine stärkere Identifikation mit dem Unternehmen.

Ein international agierendes Unternehmen mit Sitz in Wien wollte passende Schulungen und Workshops für ihre Mitarbeiter im Headquarter entwickeln. Das Unternehmen weiß, dass Themen wie Branding, Kundenverhalten und Kommunikation schon lange nicht mehr nur in die Marketingsabteilung gehören, sondern bereits fixe Bestandteile des Geschäfts sind. Die Trainings hatten daher zum Ziel u.a. die Kommunikation zu fördern, die Mitarbeiter mehr zu motivieren und auch neue Wege der Zusammenarbeit zu schaffen.

Eine kurze Ist-Analyse machte für uns sichtbar, dass die Stärken des Unternehmens weniger  darin liegen, neue Visionen zu erarbeiten, dafür aber sehr statk im Bereich der Umsetzung ist. Die Idee neben Trainings Mitarbeiter zu ermutigen, mehr Zeit mit anderen Kollegen und den Nutzern zu verbringen, mehr das eigene Handeln zu reflektieren und den Austausch untereinander zu fördern, lag daher nahe. Ein weiterer Ansatz war, die Mitarbeiter dazu anzuregen, die internen Prozessabläufe nach Optimierungspotential zu untersuchen.

Nachhaltige Lösungen schaffen - mit Gebrauchsanweisung

Aufgrund unserer Analyse haben wir zunächst spezielle Schulungen und Materialien entworfen, die eine Mischung aus agilen und Lean Methoden, Business Analyse und Design Thinking darstellen. All diesen Methoden ist gemeinsam, dass der Nutzer/Kunde im Mittelpunkt steht. Grundlage jedes Trainings war, das jeder Mitarbeiter, der wollte, teilnehmen durfte - vollkommen unabhängig von der einzelnen Rolle der Person, sondern im Gegenteil: Je unterschiedlicher die Erfahrungen und Kenntnisse der einzelnen Personen ist, desto besser.

Zusätzlich haben wir ein Handbuch für das Unternehmen erstellt, das entsprechende Werkzeuge, Techniken und Methoden beinhaltet - je nach Herausforderungen und Problemen. Dieses Handbuch wurde allen Mitarbeitern über das Intranet zugänglich gemacht und deckt alle relevanten Fragestellungen ab. Methoden und Techniken, die darin aufgelistet sind, sind z.B.
Wie erstelle ich eine Customer Journey Map und wann eignet sich deren Einsatz besonders?
Wie läuft eine Retrospektive ab?
Wie schaffe ich es, den Kunden in eine positive Erfahrung zu führen und gemeinsam ein Zielbild zu erstellen?

Das Handbuch zeigt die genaue Herangehensweisen der Techniken, deren Einsatz, was das Unternehmen für die Umsetzung benötigt, und die Vorteile dieser Tools haben. Dabei deckt es auch Sachen ab wie die Dauer der Antizipation, die Anzahl der nötigen Mitarbeiter und die Schwierigkeitsgrad der Umsetzung in die Praxis.

Die Design Wall - Platz für Ideen schaffen

Nicht nur die Workshops waren Teil des Projektes, sondern die Räumlichkeiten wurden so umgestaltet, dass die Mitarbeiter Platz für ihre Gedanken bekommen und vor allem die interne Kommunikation aktiv gefördert wird. Dazu haben wir uns entschlossen, u.a. sogenannte Design Walls einzusetzen. 

Design Walls sind große, senkrechte Flächen, auf denen Ideen und Gedanken aufgezeichnet, neu geordnet und erweitert werden können. Ich bin ein großer Fan der Design Wall, weil sie Arbeit sichtbar macht (im Grunde glaube ich sogar, dass Design Walls die Schreibtische der Zukunft sein sollten: Sie helfen Mitarbeitern dabei, schnell und effizient mit anderen Kollegen zu kollaborieren).

Zunächst wurde in einem eignen Workshop generell über die Vor- und Nachteile von geschlossenen (dedizierten Meetingräumen) und offenen Räumen (für Stand-up-Meetings oder zum spontanen Austausch) in diesem Unternehmen diskutiert. Dabei haben wir vor allem Rücksicht auf die Unternehmenskultur genommen. Die Mitarbeiter wollten einerseits geschlossene Räume, um konzentriert arbeiten zu können, aber gleichzeitig auch Freiflächen, die zum gemeinsamen Diskutieren und zum spontanen Ideen generieren einladen. Beides fördert vor allem ein starkes Gefühl der Gemeinschaft, erweitert den Blickwinkel und vereinfacht den Austausch mit Mitarbeitern aus anderen Abteilungen.

Als Empfehlung gaben wir eine Mischung aus geschlossenen Räumen und offenen Räumen mit Design Walls ab - aber auch den Hinweis, möglichst viele Marker, Post-its und andere Materialien in die Zimmer zu legen (diese bringen tatsächlich eine Zeitersparnis und laden Menschen dazu ein, miteinander zu interagieren anstatt im besten Falle nur zu reden). Möbel wurden bewusst so eingesetzt, um eine „Zeit für eine kurze Pause“ Stimmung zu erzeugen.
Das Highlight ist das InnoLab, das neben höhenverstellbaren und beweglichen Tischen und Sitzhockern vor allem freie Flächen bietet, die wild beklebt und beschrieben werden können.

Ergebnis

Über einen Zeitraum von 11 Monaten haben wir das Unternehmen bei der Umsetzung der Schulungsmaßnahmen und des Handbuchs unterstützt und weitere zwei Monate gemeinsam die Räume geplant und umgestaltet. Letztlich konnten wir dazu beigetragen, die Kosten der Fluktuation und der Ausfallszeiten um zwei Drittel zu senken.
Die neu gestalteten Räume geben den Mitarbeitern das Gefühl, dass ihre Bedürfnisse ernst genommen und ihre Fähigkeiten geschätzt werden. Der Austausch der Ideen hat bereits zur Erschließung einer neuen Zielgruppe geführt, die momentan in der Prototyping-Phase ist. Das Engagement des Managements führte dazu, dass das Unternehmen von seinen Mitarbeitern zu einem der Top Arbeitgeber gewählt wurde.


Stehen Sie auch vor solchen oder ähnlichen Herausforderungen? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns darüber reden! Wir freuen uns auf ein gemeinsames Gespräch mit Ihnen!