10 Tipps für eine erfolgreiche Design Thinking Moderation

Im Design Thinking ist neben dem Raum und dem Prozess an sich vor allem das Team der wichtigste Erfolgsfaktor für das Gelingen. Doch was sich nach spannenden Diskussionen, Meinungsaustausch und Ideenfindung anhört, ist letztlich das Ergebnis einer guten Moderation. Neben der produktiven Atmosphäre und dem Einsatz der passenden Methoden, sollte der Design-Thinking-Moderator vor allem die Zeit im Auge behalten.

 
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Hier ein paar Tipps aus unserer Design-Thinking-Praxis

Fehlerquellen

Viele Sessions beginnen gut, enden aber katastrophal. Der Grund liegt zumeist darin, dass der Design-Thinking-Moderator seine Aufgabe nicht erfüllt und die Session gekonnt koordiniert. Das Ergebnis: Frustrierte, unmotivierte Teilnehmer, die ohne einer Lösung den Raum verlassen - im Glauben, dass die Session nichts als reine Zeitverschwendung war.

Wie kann so etwas passieren? Ein paar Erklärungen:

  • Schlechte Vorbereitung: Die Teilnehmer werden nach ihrer vermeintlichen Wichtigkeit eingeladen, nicht aber nach Relevanz für das Projekt. Oft sind auch die Methoden unbekannt oder werden nicht der Situation und den Menschen entsprechend ausgewählt.

  • Unsicherheit: Der Design-Thinking-Moderator übernimmt nicht die Koordination des Workshops und die Leitung der Diskussionen.

  • Keine klaren Regeln: Die Teilnehmer diskutieren wild durcheinander, jeder arbeitet nach eigenem Gutdünken, es gibt keine gemeinsame Ausrichtung.

Ein guter Design-Thinking-Moderator zeichnet sich dadurch aus, dass er oder sie vor allem Ordnung ins Chaos bringt, für eine produktive und wertschätzende Atmosphäre sorgt, gut zuhört und auf die Teilnehmer eingeht. Denn die Aufgabe des Moderators besteht nicht darin, Fachexperte zu der Fragestellung zu sein: denn das sind die eingeladenen Teilnehmer.

Ein Design-Thinking-Moderator hat viele Aufgaben

Der Design-Thinking-Moderator ist nicht nur Diskussionsleiter, sondern gleichzeitig Kommunikator, Organisator, Dolmetscher, Zeitmanager, Gedankenleser etc. Seine Aufgaben sind genauso vielfältig wie seine Rollen:

  • Organisationstalent: Als Moderator hält er die Fäden in der Hand und macht sich bereits im Vorfeld Gedanken, wer eingeladen werden sollte, welcher Input wichtig und hilfreich wäre und wie der Tag im Allgemeinen gestaltet werden soll. Er arbeitet proaktiv an der Design Challenge mit und macht sie allen Teilnehmern zugänglich. Während der Session selbst führt er gekonnt durch den Prozess und moderiert die Diskussion.

  • Durchsetzungsgeschick: Ein guter Design-Thinking-Moderator strahlt Autorität und Sicherheit aus. Das ist gerade in der heißen Phase, der Ideenfindung, wichtig, in der es manches Mal drunter und drüber gehen kann. Oft gibt es in der Gruppe Gegenspieler, die einem Moderator ganz schön auf Trab halten und für Nervenkitzel sorgen können.

  • Neutralität: Die eigene Meinung steht im Hintergrund. Es ist ein No-go, dass der Moderator sich mit seiner eigenen Meinung in den Prozess einmischt! Bewerten Sie auch niemals die Beiträge der Teilnehmer oder stellen Sie sie gar in Frage!
    Aber Achtung: Das heißt nicht, dass er oder sie nicht eingreifen sollte! Vielmehr kann der Moderator geschickt mit den richtigen Fragen einlenken und die Ideenfindung so wirklich produktiv gestalten.

  • Empathie: Einen guten Design-Thinking-Moderator erkennen Sie vor allem daran, dass er oder sie sich in die Teilnehmer hineinversetzen kann und sie dadurch besser versteht. Einwände oder Ideen, die sich manch einer vielleicht nicht traut offen auszusprechen, erspürt er geschickt und bringt diese ans Tageslicht. Auch schüchterne und zurückhaltende Personen sollte der Moderator dazu animieren, sich aktiv zu beteiligen.

  • Mitten drin statt nur dabei: Mit den Gedanken abzudriften oder kurz ein Telefonat zu führen, geht absolut niemals! Als Design-Thinking-Moderator müssen Sie die ganze Zeit mit Ihrer vollen Energie dabei sein und auch Dinge wahrnehmen, die für andere eventuell nicht sicht- oder spürbar sind.

10 Tipps für eine erfolgreiche Design-Thinking-Moderation

  1. Vorbereitung:

    • Investieren Sie genügend Zeit bereits vor der Session in die Vorbereitung. Überlegen Sie, wie die genaue Fragestellung lautet und verständlich gemacht werden kann und wen Sie aller einladen wollen. Achten Sie dabei auf ein ausreichend gemischtes Team: Laden Sie nicht nur Fachexperten, sondern auch Außenstehende ein, die wichtigen Input und eine andere Sicht miteinbringen können.

    • Am Tag selber achten Sie darauf, als Erster vor Ort zu sein. Überprüfen Sie dann, ob Sie alle Dinge haben, die Sie brauchen und ob gegebenenfalls die Technik funktioniert. Legen Sie Ihre Moderationsausstattung bereit. Gehen Sie auch gedanklich die bevorstehende Session durch: Haben Sie an alles gedacht? Können Sie gleich starten oder fehlt Ihnen dazu noch etwas?

  2. Achten Sie auf gute Atmosphäre: Beginnen Sie die Session, indem Sie eine angenehme Atmosphäre herstellen.

    • Ermuntern Sie die Teilnehmer, sich zu engagieren.

    • Erklären Sie das gemeinsame Ziel und warum gerade diese Personen eingeladen sind.

    • Erläutern Sie zu Beginn die Spielregeln, damit allen Anwesenden von Anfang an klar ist, was erwünscht ist und was nicht.

  3. Starten Sie mit einem Warm-up: Oft kennen sich die Teilnehmer nicht oder sind unsicher.

    • Schieben Sie deswegen auch eine kurze Vorstellungsrunde und/oder ein Spiel zum Eisbrechen ein.

    • Fragen Sie dabei auch nach der Erwartungshaltung der einzelnen Personen.

  4. Aktivieren Sie die Teilnehmer: Ermutigen Sie die Anwesenden dazu, sich konstruktiv und proaktiv zu beteiligen.

    • Helfen Sie dabei, indem Sie Fragen stellen und Inspirationen geben, wenn die Diskussion träge wird.

    • Fordern Sie auch gezielt introvertiertere Teilnehmer auf, ihre Ideen miteinzubringen.

  5. Schreiben Sie mit und strukturieren Sie die Beiträge:

    • Verwenden Sie dazu Flipcharts und Moderationskarten oder auch Haftnotizen, um die Vorschläge der Teilnehmer aufzufangen und zu visualisieren. Das hilft den Anwesenden dabei, den Prozess mitzuverfolgen und fokussiert zu bleiben.

  6. Unterstützen Sie mit den richtig ausgewählten Methoden: Im Design Thinking gibt es viele Methoden, die sich je nach Design Challenge mal mehr und mal weniger eignen.

    • Die Aufgabe des Moderators ist es, die Methoden gekonnt auszuwählen und der Gruppe Techniken zu vermitteln, die zielführend und vor allem passend auf die Bedürfnisse der Anwesenden sind.

  7. Zeigen Sie Fortschritte auf:

    • Fassen Sie Ideen und erste Lösungen zusammen. Das hilft allen Anwesenden zu wissen, wo sie im Prozess stehen und was noch fehlt.

  8. Bleiben Sie auf der Sachebene: Entschärfen Sie Situationen, die kritisch werden können, indem Sie auch mal eingreifen und die Teilnehmer beruhigen.

    • Bringen Sie Themen von der persönlichen Ebene wieder auf die Sachebene.

    • Gefühlsausbrüche sind in Diskussionen nicht hilfreich. Wenn es dazu kommen sollte, legen Sie eine Pause ein und klären Sie die Situation unter den Beteiligten, bevor Sie weiterfortfahren.

    • Achten Sie darauf, dass sich niemand auf die Füße getreten fühlt.

  9. Bleiben Sie fokussiert: Behalten Sie das Ziel im Blick.

    • Ihre Aufgabe als Moderator ist es, dass am Ende der Session eine Lösung steht.

    • Wenn Sie merken, dass sich das Team in die falsche Richtung bewegt oder Diskussionen ausufern, ist es wichtig, alle an das gemeinsame Ziel zu erinnern.

  10. Managen Sie die Zeit: Achten Sie darauf, dass vorgegebene Zeiten eingehalten werden.

    • Sorgen Sie aber auch für genügend Pausen, wenn Sie merken, dass die Teilnehmer längst woanders sind oder einfach kurz mal Pause brauchen.