Von Ingrid Gerstbach
Das Problem zu erkennen, ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.
— Albert Einstein

Was ist Business Analyse?

Es vergeht kaum ein Tag, an dem ich nicht mit der Frage konfrontiert werde, was Business Analyse eigentlich ist. Eine sehr berechtigte Frage, wie ich finde.
Die meisten geben "Business Analyse" in google ein und erhalten, neben der obligatorischen Wikipedia-Definition, als Ergebnisse Werbungen für Trainings, Tools für Business Analysten und verschiedene Veranstaltungsankündigung.

Aber es gibt aber nur sehr wenig darüber, warum Business Analyse von unschätzbarem Wert für ganz große, aber auch für kleine Unternehmen und für Selbstständige ist, um ihre wirklichen Ziele und ihre Vision, warum sie dieses Unternehmen gegründet haben, zu erreichen.

Business Analyse ist eine eigene Disziplin, die eine offensichtliche Notwendigkeit zu erfüllt: Es geht darum sicherzustellen, dass eine Lösung auch tatsächlich dabei hilft, die dahinterliegende Strategie des Unternehmens, dessen langfristige Ziele, zu unterstützen, aber auch zu helfen, den Arbeitsablauf zu optimieren. Das bedeutet, dass die Lösung selbst in einem ersten Schritt ebenfalls hinterfragt werden muss.
Dazu ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie führen eine PR Agentur. Ihr Ziel ist es, dass Sie schnell erfolgreich werden und von Mund-zu-Mund Propaganda leben können. Also engagieren Sie einen Designer, der Ihnen eine Webseite der Marke "Wow!" bastelt. Ist der Designer auch Business Analyst, wird er zuerst Fragen stellen wie: Was soll die Homepage für Sie erreichen? Warum glauben Sie, wird die Homepage Sie bekannter machen? Warum sind Sie es jetzt noch nicht, Ihrer Meinung nach? Er fragt also danach, ob die Lösung (in dem Fall die neue Homepage) wirklich Ihr Ziel (Mund zu Mund Propaganda) unterstützen wird.

Reicht dafür nicht nur gesunder Menschenverstand?

Klingt nach Nutzung des gesunden Menschenverstandes, oder? Eigentlich schon, wäre da nicht ein großes Problem: Es ist ein weiter Weg, bevor das Problem wirklich verstanden werden kann. Dazu sind viele Informationen, Perspektiven und Inhalte notwendig, die alle zunächst einzeln erhoben und gemeinsam betrachtet werden müssen. Doch das, was so einfach in der Theorie zu sein scheint, fehlt meist oft in der Praxis. Das ist auch im Fall der Business Analyse so.
Unser Business Analyst-Designer wird auch noch verschiedene Bekannte bitten sich die momentane Homepage von dem PR-Experten anzusehen, um zu überprüfen, wie die diesen wahrnehmen und wann sie den PR Experten buchen würden. Er sammelt also viele Informationen, um einen möglichst guten Überblick zu bekommen.

Wozu das ganze?

Business Analyse hilft, die Aufgabe gleich beim ersten Mal richtig "gebacken" zu bekommen. Es ist da, um Geld und Energie zu sparen und die Wege zu verkürzen. Es schließt Lücken zwischen verschiedenen Geschäftswelten, es vermeidet Missverständnisse und Unklarheiten und sorgt dafür, dass auch tatsächlich die wirklichen Bedürfnisse und Baustellen des Unternehmens erkannt und an Lösungen daran gearbeitet werden kann.
Unser Design-Business Analyst bemerkt bei der Befragung, dass den Leuten gar nicht klar ist, was der PR Experte überhaupt verkauft, was alles in seiner Leistung inkludiert ist und wie er anderen helfen kann. Der PR Experte ist in seiner Materie so Zuhause, dass er gar nicht weiß, warum die Leute das nicht sehen. Er selber weiß genau, was er meint. Der Blick von Außen zeigt, dass eine Riesenlücke zwischen dem Angebot und dem Geschriebenen herrscht.

Viele Wege führen nach Rom

Teil des Erfolgsgeheimnisses der Business Analyse ist die ganzheitliche und genaue Sichtweise. Entsteht ein Bedarf, ist der Business Analyst gefordert diesen in Frage zu stellen, nicht alles zu akzeptieren, tiefer zu bohren: Was ist der Hintergrund dieser plötzlich wahrgenommenen Notwendigkeit? Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Probleme stecken hinter dem Problem - was ist die Triebkraft dahinter? Wie würde eine mögliche Lösung aussehen? Welche Ausbildung wäre dafür erforderlich? Wird die Lösung selber wieder zu anderen Problemen führen?
Diese und gefühlte weitere tausende Fragen stellen sich Business Analysten, um dann auf die Suche nach möglichen Lösungen zu gehen. Er oder sie wird versuchen, nicht nur "die eine Lösung" zu finden, sondern eine Reihe von Lösungen. Der Business Analyst ist eine Art "Lösungs-Agnostiker": Es werden alle möglichen Optionen angesehen und bewertet, welche am besten funktionieren könnte.
Mögliche andere Lösungen für den PR Experten wären eine Unternehmensberatung, damit er seine Zielgruppe besser herausarbeitet und schaut, wie er ihnen helfen kann, damit sie erfolgreich sind und ob die überhaupt im Internet nach PR Experten Ausschau halten. Oder ein Texter, der seine Sprache für die Kunden übersetzt und bei ihnen Interesse weckt. Oder der designende Business Analyst bemerkt, dass der Kunde, der PR Experte, hervorragend sprechen kann und empfiehlt ihm einen Podcast zu machen. etc.

Ich habe eine Lösung, jetzt fehlt nur mehr das passende Problem...

Business Analyse findet aber nicht nur in großen Unternehmen statt, sondern beginnt schon bei der einzelnen Person. Überlegen Sie mal, wo Sie schon (vielleicht selber) die Lösung parat hatten, bevor das Problem tatsächlich bekannt war:

  • Ich brauche eine neue Broschüre mit allen Angeboten.
  • Wir sollten in eine andere Gegend übersiedeln.
  • Wir müssen diese Software kaufen, um das umsetzen zu können.

Natürlich verschafft die neue Webseite die Möglichkeit, dass Sie einen guten Außenauftritt erhalten. Aber bei weitem nicht so sehr, wie das Finden der wirklich passenden Lösung - die nicht einmal eine Homepage sein muss. Durch ein frühzeitiges Eingreifen und die Sicht auf das Ganze dahinter, kann eine bessere, langfristige Lösung gefunden werden. Vielleicht fehlt es am Marketing allgemein? Was nützt die schönste Homepage, wenn keiner weiß, dass sie existiert?

Eine Frage des Zeitpunkts?

Für die besten Ergebnisse wird ein Business Analyst zum frühest möglichen Zeitpunkt beteiligt - um zu verstehen, was die Ursache eines Problems ist und um einen gemeinsamen Konsens darüber, was erforderlich ist, um das Problem zu lösen, zu finden.

Die großen und erfolgreichen Unternehmen haben Business Analyse bereits als eigene Abteilung in ihr Unternehmen etabliert - und warum nicht? Business Analyse bringt immens viele Vorteile: Es spart Ihnen Zeit und Geld; es sorgt dafür, dass die umgesetzte Lösung auch die passende ist; es passt darauf auf, dass die Lösung selbst nicht zu weiteren Problemen führt; usw.

Es gibt derzeit verschiedene Phasen, wann und wie Business Analyse eingesetzt wird: Für einige ist Business Analyse ein zentraler Bestandteil dessen wie sie denken und arbeiten. Sie setzen Business Analyse gleich ein, in dem sie bereits zu Beginn ihrer Arbeit mit dem "Warum" starten (Warum glaubt jemand, dass er ein Problem oder einen Bedarf hat?). Für andere ist es etwas, das sie gezielt einsetzen, um ihre Strategie zu erreichen (Bei unserem PR Experten könnte die Frage lauten: Bin ich noch am Weg, dass die Leute mich weiterempfehlen oder muss ich mich dafür wieder neu ausrichten?)

Und auch denjenigen, die den Begriff Business Analyse in die Suchmaschine eintippen, hilft das Verständnis, was Business Analyse alles bewirken kann, hoffentlich ebenfalls bei Ihrem Erfolg weiter: Indem sie kurz innehalten und überlegen, was sie eigentlich tatsächlich lösen wollen.

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